Phối hợp công việc với đối tác, dễ hay khó?

318

“Phối hợp với các đối tác để bóc tách và thực hiện các hạng mục công việc trong từng dự án không phải là một việc làm quá khó khăn. Tuy nhiên cái khó là ở chỗ phối hợp ra sao để một mặt khiến khách hàng hài lòng, mặt khác vẫn đảm bảo được các quyền lợi của Hoa Sao”. Đó là quan điểm được đưa ra bởi chị Lữ Phương Dung – Trợ lí Phó tổng giám đốc Tập đoàn, đầu mối thường xuyên phải phối hợp công việc trực tiếp với các đối tác của Hoa Sao.

Cùng Hoa Sao Voice tháng 6 trò chuyện ngắn với chị Dung để hiểu thêm về những cái khó – dễ trong công tác phối hợp với các đối tác của Hoa Sao.

Dzung Lu 3_resized

HSV: Chị có thể cho biết với số lượng dự án đang triển khai, Chị cũng như các bộ phận vận hành phải phối hợp công việc với đối tác như thế nào để các dự án được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả nhất?

 

Chị Lữ Phương Dung: Để đảm bảo công tác phối hợp và hiệu quả hoạt động của các dự án, tôi cùng các PM, Team leader thường xuyên phải trao đổi công việc với đối tác qua điện thoại, email và gặp mặt trực tiếp qua các buổi họp. Mỗi đối tác có đặc thù riêng về phong cách làm việc, do đó, cách thức phối hợp với từng đối tác cũng có những điểm khác biệt.

Để phối hợp công việc đạt hiệu quả cao, theo kinh nghiệm của bản thân, tôi thường dành thời gian tìm hiểu phong cách làm việc của đối tác (Cách thức trao đổi công việc; các vấn đề đối tác quan tâm/kì vọng nhiều nhất; phong thái, ngôn ngữ…), để từ đó có cách tương tác phù hợp.

Đặc biệt, với các đối tác “khó tính”, việc phối hợp và xử lí tình huống cần khéo léo, nhẹ nhàng và linh hoạt. Cái khó nhất, khiến tôi và team “đau đầu” đó là việc đưa ra được những giải thích/đề xuất hợp lí nhằm đảm bảo quyền lợi của Hoa Sao, đồng thời vẫn khiến đối tác cảm thấy hài lòng. Đặc biệt, cần luôn giữ phong thái bình tĩnh, tự tin trong trao đổi, tuyệt đối tránh để đối tác cảm thấy mình “yếu thế”, từ đó dễ dẫn tới việc dễ bị đối tác áp đặt ý kiến.

 

HSV: Trong quá trình làm việc, đối tác nào khiến chị cảm thấy “ấn tượng” nhất? Chị có thể cho biết một vài kỉ niệm đáng nhớ trong quá trình phối hợp với đối tác mà chị đã từng trải qua?

Chị Lữ Phương Dung: Cá nhân tôi thực sự ấn tượng với đối tác Deca bởi sự “dễ thương” trong cách tiếp xúc và phối hợp công việc của họ. Ngay cả trong giai đoạn đầu triển khai dự án hay cho đến tận bây giờ, đối tác Deca luôn rất thiện chí và đánh giá cao tính chuyên nghiệp cũng như những nỗ lực của Hoa Sao, của tổng đài Hoa Sao – Deca trong công việc.

Ngoài ra, một đối tác nữa mà tôi cũng đặc biệt “ấn tượng” nữa đó là đối tác ASUS, “ấn tượng” vì dự án này hội tụ rất nhiều cái “khó” mà tôi và cả team đã phải nỗ lực vượt qua khiến nhiều lúc nghĩ lại tôi vẫn muốn “khóc thét”. Đây là dự án lần đầu tiên tôi được thử sức ở vai trò PM, hệ thống Vocalcom lần đầu tiên được triển khai ở miền Bắc…Việc phối hợp với đối tác Asus cũng gặp nhiều khó khăn do cơ cấu tổ chức của đối tác khá phức tạp, với nhiều đầu mối ở cả Việt Nam, Đài Loan và Thượng Hải.

Tôi còn nhớ, khi dự án Asus bắt đầu chuyển đổi từ Outsource sang Insource. Do những bất cập trong việc phối hợp nội bộ giữa các phòng ban của đối tác, khi agent của Hoa Sao sang làm việc tại Asus, các bạn chưa được hưởng các quyền lợi như nhân viên của Asus như nghỉ trưa tại văn phòng, bắt buộc phải đến và về trong khung giờ cho phép hay hỗ trợ về các công cụ làm việc. Trước tình hình đó, tôi đã phải rất vất vả làm việc với các bộ phận liên quan của đối tác để đảm bảo quyền lợi cho các agent của dự án. Thật may mắn, với những nỗ lực của bản thân và sự hỗ trợ từ đối tác, mọi vấn đề đều được giải quyết ổn thỏa.

 

HSV: Vậy các đối tác đánh giá như thế nào về cách phối hợp công việc của Hoa Sao chúng ta, thưa chị?

Chị Lữ Phương Dung: Trong quá trình phối hợp công việc, hầu hết các đối tác đều đánh giá cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả làm việc của Hoa Sao. Các yêu cầu, đề xuất từ phía đối tác đều được Hoa Sao tiếp nhận và xử lí triệt để trong phạm vi có thể, nhằm đảm bảo lợi ích của hai bên. Đồng thời, Hoa Sao cũng thường xuyên chủ động đưa ra những ý kiến, đề xuất hợp lí đúc kết từ thực tế công việc hàng ngày, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động và chất lượng của các dự án.

 

HSV: Theo chị, để công tác phối hợp với đối tác được tốt hơn trong thời gian tới thì chúng ta cần cải thiện những yếu tố gì?

Chị Lữ Phương Dung: Theo quan điểm của cá nhân tôi, để công tác phối hợp với đối tác đạt được hiệu quả cao, thì đầu mối phối hợp là một trong những nhân tố quan trọng nhất (đội ngũ các PM, TL, GS). Hoa Sao cần đào tạo và tái đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ quản lí dự án (QLDA) của mình để tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và ấn tượng đẹp về đội ngũ nhân sự của Hoa Sao trong mắt đối tác. Bên cạnh việc mỗi QLDA cần thường xuyên trau dồi các kĩ năng mềm cần thiết như kĩ năng giao tiếp, kĩ năng thuyết trình, đàm phán, Hoa Sao nên chú trọng việc tổ chức thường xuyên các khóa đào tạo kĩ năng và các buổi hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức – kinh nghiệm thực tế, đồng thời góp phần tăng cường sự đoàn kết, tương trợ lẫn nhau trong công việc của đội ngũ các QLDA.

 Hoi thao chia se kien thuc

Hình ảnh một buổi hội thảo chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tế của

đội ngũ cán bộ QLDA của Hoa Sao

Xin được cảm ơn chị về cuộc trò chuyện. Chúc chị ngày càng gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong thời gian sắp tới!

Lyn

Comments

comments